Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
SuiteDesk
ein Produkt der Rivus Media UG (haftungsbeschränkt)
Hamburger Allee 61
30161 Hannover
Handelsregister: HRB 228434
Registergericht: Amtsgericht Hannover
Vertreten durch:
Marcel Hampe-Soleinsky
Kontakt
Telefon: 0511 380 7777 08
E-Mail: kontakt@suitedesk.de
Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung
a) Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Webseite sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
b) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.
Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
c) Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Logfiles
a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Unser Webhosting-Anbieter ist Webflow, Inc., 398 11th Street, 2nd Floor, San Francisco, CA 94103, USA. Webflow kann im Rahmen des Hostings Server-Logfiles erstellen.
Folgende Daten können hierbei erhoben werden:
- Browsertyp und Browserversion
- Verwendetes Betriebssystem
- Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
- Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse)
- Uhrzeit der Serveranfrage
- Übertragene Datenmenge
- Meldung über erfolgreichen Abruf
Diese Daten werden in der Regel nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die IP-Adressen werden üblicherweise anonymisiert oder pseudonymisiert gespeichert.
b) Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Webseite).
c) Zweck der Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Webseite an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Webseite sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Webseite und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
d) Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Webseite ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach einer von Webflow festgelegten Frist der Fall, die in der Regel wenige Tage bis Wochen beträgt.
e) Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Webseite und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.
Verwendung von Cookies
Unsere Webseite www.suitedesk.de verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden.
a) Technisch notwendige Cookies
Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notwendiger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Webseiten für die Nutzer zu vereinfachen.
b) Cookies für Analyse und Marketing (Google Analytics)
Wir verwenden auf unserer Webseite Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Webseite durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Webseite werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Wir haben die IP-Anonymisierung auf dieser Webseite aktiviert, sodass Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt wird. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.
Rechtsgrundlage für den Einsatz von Google Analytics und damit verbundenen Marketing-Cookies ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie über unser Cookie-Consent-Tool erteilen können.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen auf unserer Webseite anpassen.
Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit Google Analytics finden Sie etwa in der Google Analytics-Hilfe sowie in der Datenschutzerklärung von Google.
Kontaktformular und E-Mail-Kontakt
a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten (Name, Firma, E-Mail, Telefonnummer) an uns übermittelt und gespeichert.
Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse (kontakt@suitedesk.de) möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.
Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte, es sei denn, dies ist zur Bearbeitung der Anfrage notwendig oder wir sind gesetzlich dazu verpflichtet. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.
b) Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail oder Nutzung des Kontaktformulars übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung der Anfrage). Zielt der E-Mail-Kontakt oder die Anfrage über das Kontaktformular auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
c) Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars oder aus einer E-Mail dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme.
d) Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
e) Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen oder der Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Kundenregistrierung und Leistungserbringung (über Cobot.me)
a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für die Buchung unserer Dienstleistungen und die Verwaltung der Kundendaten nutzen wir die Plattform Cobot.me, betrieben von der Upstream – Agile GmbH, Harzer Str. 39, 12059 Berlin, Deutschland. Bei der Registrierung und Buchung über Cobot.me werden die von Ihnen angegebenen Daten (z.B. Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten) von Cobot.me in unserem Auftrag verarbeitet.
Für die Zahlungsabwicklung bieten wir verschiedene Methoden an, darunter PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg) und Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland) sowie Banküberweisung. Bei Auswahl einer dieser Zahlungsarten werden Ihre Zahlungsdaten an den jeweiligen Dienstleister weitergeleitet.
b) Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Registrierung und Leistungserbringung erfolgt zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Verarbeitung durch Cobot.me haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
c) Zweck der Datenverarbeitung
Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses, zur Rechnungsstellung und zur Kundenverwaltung.
d) Dauer der Speicherung
Die Daten werden gespeichert, solange sie für die Vertragsabwicklung und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. aus Handels- oder Steuerrecht) erforderlich sind.
Datenverarbeitung im Rahmen des Postservices
a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Im Rahmen unseres Postservices nehmen wir Postsendungen für Sie entgegen. Sofern Sie den digitalen Postservice gebucht haben, öffnen wir Ihre Post (auf Grundlage Ihrer erteilten Empfangsvollmacht), scannen diese und stellen sie Ihnen digital zur Verfügung.
b) Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Verarbeitung der in den Postsendungen enthaltenen personenbezogenen Daten Dritter handeln wir als Auftragsverarbeiter für Sie. Hierfür ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO erforderlich, den wir Ihnen zur Verfügung stellen.
c) Zweck der Datenverarbeitung
Zweck ist die Erbringung der vereinbarten Postdienstleistungen.
d) Dauer der Speicherung
Nicht abgeholte physische Post wird nach 3 Monaten datenschutzkonform vernichtet. Digitalisierte Post (Scans) wird nach 12 Monaten gelöscht, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Datenverarbeitung im Rahmen des Telefonservices
a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Im Rahmen unseres Telefonservices nehmen wir Anrufe für Sie entgegen und erstellen Anrufnotizen. Diese Notizen werden über ein Formular des Dienstleisters Jotform Inc., 4 Embarcadero Center, Suite 780, San Francisco, CA 94111, USA, aufgenommen und in einer Datenbank gespeichert. Wir zeichnen keine Telefongespräche auf.
b) Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Verarbeitung der Anruferdaten handeln wir als Auftragsverarbeiter für Sie. Hierfür ist der Abschluss eines AVV gemäß Art. 28 DSGVO erforderlich. Mit Jotform haben wir ebenfalls einen AVV abgeschlossen bzw. uns von der Einhaltung der DSGVO-Standards überzeugt (z.B. durch Standardvertragsklauseln bei Übermittlung in die USA).
c) Zweck der Datenverarbeitung
Zweck ist die Erbringung der vereinbarten Telefonserviceleistungen.
d) Dauer der Speicherung
Die Anrufnotizen bleiben bis zur Beendigung des Vertragsverhältnisses gespeichert, sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen oder eine frühere Löschung von Ihnen beauftragt wird.
Datenverarbeitung bei Nutzung temporärer Arbeitsplätze
Sofern Sie einen temporären Arbeitsplatz bei uns buchen, verarbeiten wir die hierfür notwendigen Vertrags- und Kontaktdaten. Es findet keine Videoüberwachung an den Arbeitsplätzen statt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Datensicherheit
Wir treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust und Missbrauch zu schützen. So werden Ihre Daten in einer sicheren Betriebsumgebung gespeichert, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich ist.
Die Kundendatenverwaltung erfolgt über die Plattform Cobot.me, betrieben von der Upstream – Agile GmbH, Harzer Str. 39, 12059 Berlin. Wir haben uns von den Sicherheitsmaßnahmen dieses Dienstleisters überzeugt.
Newsletter
Aktuell planen wir keinen Versand von Newslettern. Sollten wir dies zukünftig anbieten, werden wir hierfür Ihre separate Einwilligung einholen.
Ihre Rechte als betroffene Person
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
- Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO): Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
- Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
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